Règlement d’Ordre Intérieur de la Maison des Ailes a.s.b.l.

SECTION I – Généralité

Article 1
Le présent règlement est établi en exécution de l’article 33 des nouveaux statuts approuvés par décision de l’assemblée générale extraordinaire de l’association en date du 8 décembre 2004.

SECTION II – L’Objet social

Article 2

La réalisation de l’objet social relève des attributions du président. Elle peut être déléguée, pour des objectifs particuliers, au vice-président ou à d’autres membres du conseil d’administration (C.A.).
Ces domaines de responsabilité sont précisés à la section VII du présent règlement

SECTION III – L’affiliation

Article 3

3.1.Toute personne désirant devenir membre de l’a.s.b.l. doit remplir un formulaire appelé “ Demande d’Affiliation “.

Un spécimen de ce formulaire est reproduit en annexe 1. La demande doit être parrainée par deux membres effectifs.

Les formulaires sont disponibles au secrétariat et au bar de la Maison des Ailes. Ils peuvent aussi être déchargés du site Internet.

3.2. Tout membre agréé, en règle de cotisation est mis en possession d’une carte de membre. Les cartes sont mises à disposition au bar de la Maison des Ailes.

SECTION IV – Les cotisations.

Article 4

4.1. Conformément aux dispositions de l’article 15 des statuts, les cotisations des différentes catégories de membres sont fixées par l’Assemblée générale (A.G.) sur proposition du Conseil d’administration (C.A.).

SECTION V – L’Assemblée Générale (A.G.)

Article 5

5.1. L’A.G. est l’organe délibérant de l’A.S.B.L. Seuls les membres effectifs doivent y être convoqués, quoique tous les membres peuvent y assister.

5.2. L’ordre du jour, rédigé par le conseil d’administration, comprendra obligatoirement les points suivants :

– l’allocution du président;
– l’approbation du procès-verbal (P.V.) de l’A.G. précédente;
– le rapport du trésorier;
– le rapport des contrôleurs aux comptes;
– la décharge aux administrateurs pour la gestion écoulée;
– le projet du budget et la fixation des cotisations pour le nouvel exercice;
– la désignation si nécessaire de deux contrôleurs aux comptes;
– les élections d’administrateurs.

5.3. Quand un membre effectif désire porter un point a l’ordre du jour, il doit en aviser par écrit le C.A. au plus tôt et obligatoirement huit jours avant l’A.G.

5.4. Toute proposition signée d’un nombre égal au 20ième de la dernière liste annuelle des membres effectifs, doit être portée d’office a l’ordre du jour (voir loi sur les A.S.B.L. du 27.06.1921 article 6).

5.5. Lors des élections des administrateurs, chaque membre effectif en règle de cotisations recevra un bulletin de vote et au maximum deux bulletins supplémentaires selon le nombre de procurations qu’il détient.

5.6. Les procurations ne doivent pas être nominatives; elles ne peuvent émaner que de membres effectifs en règle de cotisation.

Chaque membre effectif dispose d’une voix et peut être porteur de deux procurations.

5.7. Le bulletin de vote comprend les noms de tous les candidats agréés par le C.A. classés par ordre alphabétique.

Le nombre de postes vacants y sera également mentionné.

Chaque membre votant marquera d’une croix le nom de chaque candidat qui mérite son suffrage.

Sont élus les candidats ayant reçu le plus grand nombre de voix; en cas d’égalité de voix c’est le plus ancien membre qui sera élu.

5.8. Deux scrutateurs, non candidats, sont désignés par l’A.G. parmi les membres effectifs présents. Ils procéderont au dépouillement des scrutins et votes écrits.

5.9. Le vote est secret; sauf contestation, les bulletins de vote et les procurations seront détruits après l’établissement, par les scrutateurs, d’un P.V. du scrutin.

SECTION VI – Le Conseil d’administration (C.A.).

Article 6

6.1. Tout membre effectif de l’A.S.B.L. peut poser sa candidature comme administrateur.

Les candidatures seront adressées au président par écrit , au plus tard 7 jours ouvrables avant la date prévue pour l’assemblée générale . En cas de vacance d’un mandat, des candidatures peuvent être acceptées exceptionnellement en assemblée générale.

6.2. De par leur seule candidature, les membres élus au C.A. acceptent de remplir les activités dans les domaines qui leur seront dévolus par décision du C.A. lors de sa première réunion suivant l’assemblée générale statutaire.

6.3. Le C.A. est institué et fonctionne conformément aux stipulations des statuts.

6.4. Hors le motif de maladie dûment reconnu, tout administrateur absent au cours d’un même mandat à trois réunions, consécutives ou non, sans se faire représenter, ou à cinq réunions en faisant usage de procurations, pourra être considéré par le C.A. comme démissionnaire d’office. L’intéressé sera néanmoins invité à s’expliquer.

6.5. Tout membre du C.A. est libre de renoncer à son mandat d’administrateur. Dans la mesure du possible, il lui sera demandé de poursuivre ses activités jusqu’à son remplacement.

Cette renonciation ne lui enlève pas la qualité de membre de l’association.

6.6. Outre les fonctions de président, vice-président, secrétaire général et trésorier, le C.A. comprend huit membres ayant reçu de l’assemblée générale un mandat dont la fonction n’a pas été définie.

Dans le but de répartir les tâches et partager les responsabilités, ces administrateurs assument chacun selon ses compétences une ou plusieurs activités dans un domaine à définir sous les appellations suivantes :

– la fonction de secrétaire général adjoint – le social
– l’informatique
– les relations publiques
– la gérance de l’immeuble – la sécurité et l’hygiène
– le culturel et le récréatif

SECTION VII – Responsabilités et attributions.

Article 7

7.1. Les attributions respectives des membres du C.A. sont actuellement réparties de la manière suivante :

7.2. Le président
Ses attributions principales sont :

– la définition de la politique générale de l’A.S.B.L., politique qu’il soumet à l’approbation du C.A. et de l’assemblée générale;

– la direction des réunions de l’A.G. et du C.A.;
– l’approbation du projet de P.V. des réunions du C.A. et de l’A.G.;
– la signature des pièces, conjointement avec le S.G., qui engagent l’A.S.B.L.

Article 8

Le vice-président

8.1. Il est généralement chargé de seconder le président dans toutes ses fonctions et de le rem- placer en cas d’empêchement.

8.2. II est particulièrement chargé de(s) :
– la réalisation de l’objet social;
– veiller au respect des statuts, du présent règlement et des lois qui gèrent l’A.S.B.L.;
– veiller à la conservation du patrimoine;
– la mise en œuvre de la procédure de réception des legs éventuels;
– la procédure de la dissolution éventuelle de l’A.S.B.L.;
– l’application éventuelle d’une procédure de révocation d’un membre effectif;
– procédures, interventions, et tous les actes judiciaires et extra-judiciaires;
– superviser la gérance.

Article 9

Le secrétaire général (S.G.)
9.1. Le S.G. organise et dirige le secrétariat de l’A.S.B.L.

Il est chargé du travail administratif conformément aux dispositions des statuts et du présent règlement

9.2. Ses attributions comprennent entre autres les responsabilités et activités suivantes : – convoquer et organiser l’A.G.;
– convoquer et organiser les C.A.;
– organiser les élections des administrateurs;

– rédiger l’ordre du jour des A.G.;
– établir les P.V. des A.G. et des C.A.;

– signer, conjointement avec le président toutes les pièces qui engagent l’A.S.B.L.; – signer pour « Bon à payer » les factures relatives aux fournitures du secrétariat;

– traiter le courrier ayant trait aux affaires courantes et qui n’est pas du domaine d’un autre membre du C.A.;

– mettre le C.A. au courant de toute correspondance importante reçue ou expédiée;

– tenir à jour la liste des membres de l’association., avec l’aide du trésorier;

– veiller à la publications imposée aux A.S.B.L., dans les délais prévus, des documents aux annexes du Moniteur Belge et au Greffe du Tribunal du Commerce du siège de l’A.S.B.L.;

– aviser le président de l’éventuelle non-exécution des décisions du C.A.;
– veiller à la poursuite des affaires entamées dont l’aboutissement est reiné ou en suspens;

– la location et la gérance des boites postales.

Article 10

Le trésorier

10.1. Il est responsable de la tenue des livres comptables et de l’utilisation des fonds dont le C.A. a la gestion.

Il veillera en outre à réaliser la productivité optimale des sommes non engagées.

10.2. En matière de budget et de comptes :

il sera tenu de présenter à l’A.G. annuellement le bilan de l’année écoulée ainsi qu’une proposition de budget pour l’année suivante.

10.3. En matière de gestion financière :

– il comptabilise régulièrement les recettes et les dépenses et en classe les pièces justificatives;

– il provoque les transferts de fonds suivant décision du C.A.;

– il veille au paiement des taxes et impôts;

– il établit et signe les chèques et virements pour les dépenses courantes justifiées par des factures qui ont été contresignées pour « Bon A payer » par un administrateur habilité;

– il veille à l’exécution du budget tel qu’il a été voté par l’A.G. et informe le C.A. de son évolution au cours de l’année sociale;

– il encaisse les loyers et les charges dus par les locataires;
– il comptabilise et répartit les charges communes et privatives imputables aux locataires;

– il met le C.A. au courant de toute irrégularité ou retard dans le paiement de loyers ou de charges.

10.4. En matière de cotisation :
– il propose le montant de la cotisation à l’A.G, après accord du C.A.;

– il communique périodiquement au S.G. une liste des membres en règle de cotisation.

Article 11

Le secrétaire général adjoint (S.G.A.)
11.1. Il assiste le S.G. et le trésorier dans toutes leurs activités administratives et comptables.

11.2. Il est habilité à remplacer le S.G. et le trésorier en cas d’empêchement.
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11.3. En vertu de l’article 28 des statuts la fonction de S.G.A. peut être déléguée à un de ses membres effectifs ou non, ou à un tiers.

Article 12

Le domaine social

12.1. L’administrateur responsable du social est chargé de seconder le vice-président dans toutes les activités ayant un caractère social.

12.2. Ce domaine comprend entre autres :
– la Pelouse d’Honneur;
– l’entraide morale, matérielle, pécuniaire;
– les relations sociales en cas de décès, accidents, hospitalisations, funérailles.

Article 13

Le domaine informatique : L’administrateur responsable est chargé :

– de donner conseil pour l’acquisition d’appareils électroniques et programmes connexes et de leur mise en service;

– de la réalisation et du suivi du site web de la MDA selon les directives du Conseil d’administration.

Article 14

Les Relations Publiques
14.1. L’administrateur responsable est chargé entre autres des activités suivantes :

– l’entretien des relations avec la Défense;

– la recherche des relations dans les milieux d’Aviation et autres en vue de constituer les fonds nécessaires au fonctionnement du « Fonds Leboutte”;

– les contacts avec d’autres associations similaires à la nôtre; – la publicité au profit de l’A.S.B.L.

Article 15

La gérance

15.1. Au moins deux administrateurs seront désignés par le C.A. pour assurer la gérance de l’immeuble dénommé « La Maison des Ailes ».

Ensemble ils procéderont à l’élaboration et à la rédaction de l’acte de base de l’immeuble et au règlement de la gérance au profit des locataires.

15.2. L’acte de base de l’immeuble contiendra entre autres : – l’énumération et la description des parties communes;

– la division de celui-ci en parties communes et privatives;
– les proportions des parties communes par rapport à l’ensemble de l’immeuble Celles-ci constitueront la base de la répartition des charges communes;

– les servitudes éventuelles à charge de certains ocataires.

15.3. Le règlement de la gérance rassemble les règles concrètes auxquelles les occupants doivent se soumettre afin de permettre une bonne gérance. On y trouve, entre autres, les règles d’usage des parties communes de l’immeuble et la description de certaines tâches et responsabilités qui incombent aux locataires.

15.4. Les administrateurs désignés sont chargés des relations avec les locataires en ce qui concerne les domaines cités à l’article 15.3. et agissent comme intermédiaires entre ces derniers et le C.A. dans ces mêmes domaines. Ils sont responsables de 1’entretien, de la maintenance et de l’agencement en général à charge du propriétaire des biens loués c’est-à- dire l’A.S.B.L.

15.5. Leurs attributions couvrent entre autres les domaines suivants :

– les contrats d’entretien et de services;
– les achats d’équipements et l’exécution des travaux de moins de 1500€;

– les commandes de fournitures (par exemple produits d’entretien, plantes etc.);

– la signature comme « Bon à payer » des factures relatives aux travaux et fournitures commandés;

– l’établissement du cahier des charges et les demandes de devis en vue des travaux d’agencement ou des réparations importantes;

– les demandes de prix en vue de l’acquisition d’équipements éventuels dépassant le montant de 1500€;

– l’établissement des bons de commandes en accord avec le C.A. et signés par deux administrateurs ;

– la surveillance de l’exécution des travaux et agencements ainsi que la réception des fournitures;

– la conformité des prescriptions légales en matière d’ascenseurs, d’incendie, de sécurité et d’hygiène;

– la conformité aux prescriptions imposées par la réglementation « HORECA”;

– la gestion journalière des communs;

– l’établissement de l’état des lieux, de l’inventaire et des relevés divers de consommation pratiqués normalement avant et après l’occupation du bien loué par un même locataire;

– l’inventaire général de l’immeuble.

15.6. Les activités particulières de chaque administrateur faisant partie de la gérance seront déterminées après concertation entre eux et transmises au C.A.

Article 16

Le Culturel et le Récréatif
16.1. L’administrateur responsable est chargé entre autres des activités suivantes :
– l’organisation des réceptions et des cérémonies;
– la recherche et la rédaction d’un recueil concernant l’historique de l’association;

– l’organisation d’activités a caractère culturel et/ou récréatif au bénéfice des membres de l’association;

– la rédaction et la publication d’un bulletin périodique.

16.2. Pour mener à bien sa mission, l’administrateur responsable de ce domaine travaillera en collaboration étroite avec son collègue chargé des relations publiques.

SECTION VIII – Associations
Article 17

Sièges sociaux
17.1. Les associations sans but lucratif et les associations professionnelles ayant des activités dans le domaine de l’aviation et du parachutisme peuvent établir leur siège social à la Maison des Ailes.

17.2. Les dites associations sont tenues de soumettre leur demande au secrétariat de la Maison des Ailes selon le formulaire reproduit en Annexe 2 , appelé “ Fiche d’Identification pour Association “.

17.3. Pour que la demande puisse être reçue favorablement, au moins deux administrateurs de chaque association doivent être membres de la Maison des Ailes. Cette condition doit être remplie avant que l’association en question ne puisse être autorisée à établir son siège social à la MDA. Les noms des administrateurs doivent figurer sur la fiche dont question au 17.2.

17.4. Les demandes d’admission des associations sont soumises au C.A.pour approbation.

17.5. Les associations ne peuvent avoir de caractère commercial. Leur activité ne peut poursuivre aucun but politique, philosophique, linguistique ou religieux.

17.6. Une cotisation annuelle dont le montant est fixé par le C.A. est à payer pour 1’établissement du siège social à la MDA. Cette cotisation reste due aussi longtemps que l’association n’a pas donné son renon par écrit. Elle couvre aussi l’utilisation d’une boîte aux lettres.

Article 18

Boîtes aux Lettres

18.1. Les associations ayant leur siège social à la MDA doivent utiliser une des boîtes aux lettres numérotées situées dans le vestibule de l’immeuble.

18.2. Le numéro de la boîte doit figurer sur toute correspondance adressée à l’association en question. Il doit aussi être reproduit sur l’en-tête du papier à lettre ainsi que sur les enveloppes utilisées par l’association.

18.3. Une caution pour la clé doit être versée au moment de l’adhésion. Elle sera restituée lorsque l’association aura renoncé à sa boîte aux lettres et rendu la clé.

Les locataires de bureaux ne paient pas de redevance.

18.4. La location d’une boîte aux lettres à des associations n’ayant pas leur siège social à la MDA peut être envisagée au cas où des boîtes sont disponibles. Ces associations doivent satisfaire aux mêmes critères d’admission et de redevance que celles dont question à l’article 17.

18.5. Lorsqu’une association quitte la MDA, il est impératif qu’elle avertisse tous ses correspondants de son changement d’adresse. Toute référence à l’adresse de la MDA doit être supprimée du papier à lettres.

18.6. En cas de changement de siège social, le réacheminement du courrier ne sera pas assuré.

Article 19

Salles de réunion et autres facilités

19.1. La Maison des Ailes met à la disposition de ses membres et de leurs invités des salles de réunion ainsi que son bar et son restaurant.

19.2. Ces facilités sont exploitées par le gérant. Toute location et réservation doit se faire en s’adressant à lui ou à son personnel.

19.3. Les associations désirant être membres de la MDA sans y avoir ni leur siège social ni une boîte aux lettres paieront une cotisation égale à celle dont question au 17.6. ci-devant. Elles devront en outre avoir deux administrateurs membres de la Maison des Ailes à titre personnel.

Montant des cotisations au 1/01/2005 17.6. : 60 € par an au 01 janvier 2017.

SECTION IX – Fonds Leboutte

Article 20

L’ ASBL “ La Maison des Ailes “ a décidé lors de son assemblée générale du 7 juin 1990, de créer un fonds d’encouragement et d’aide à la carrière aéronautique appelé “Fonds Général Leboutte“.

Le règlement de ce fonds fait l’objet d’un document séparé, appelé Règlement Fonds Général Leboutte.

SECTION X – Divers
Article 21

Secrétariat du siège de l’A.S.B.L

21.1. Les documents et archives doivent être conservés sans exception au secrétariat du siège; de ce fait une copie de toute correspondance, entrante et sortante doit être adressée au S.G. qui en assure le classement.

21.2. Les membres du C.A. pourront consulter sur place les pièces qu’ils désirent , sans les emporter , à moins d’une autorisation du président ou du S.G. Dans pareil cas, l’absence temporaire du document sera notée sur un registre spécial, ainsi que dans le dossier dont il est extrait.

21.3. Le bureau sera ouvert à tous les membres selon un horaire qui sera déterminé par le CA et publié dans le bulletin périodique et sur le site Internet. Ces heures seront également affichées sur les tableaux de la MDA.

21.4. Tout membre de l’association peut consulter en présence d’un administrateur et sous la responsabilité de celui-ci, un dossier ou un document pour autant que ces pièces ne soient pas indiquées comme confidentielles.

21.5. Les administrateurs auront accès au bureau durant les heures officielles d’ouverture de la Maison des Ailes, une clé sera mise à leur disposition à cet effet.

Article 22

En-tête de l’A.S.B.L.

22.1. Tous les actes, factures, annonces, publications et autres documents émanant de l’association doivent mentionner la dénomination de l’association : “La Maison des Ailes” précédée ou suivie immédiatement des mots « association sans but lucratif » ou du sigle  » a.s.b.l. » ainsi que l’adresse du siège social de l’association.

22.2. Le papier à lettre à en-tête de l ‘association ne sera employé qu’en cas de correspondance ou de diffusion autorisée et officielle.

Tout abus peut être sanctionné de révocation prononcée par l’assemblée générale sur proposition du C.A.

Article 23

Réglementation des réunions du C.A.

23.1. Quand, après discussion et vote, une décision a été prise, elle engage tous les membres du conseil.

23.2. Ceux qui ont voté contre ou se sont abstenus peuvent toutefois faire acter leur nom et leur point de vue au procès-verbal.

23.3. La validation des procurations au C.A. sera soumise aux critères suivants :
– un administrateur ne peut se faire représenter que par un autre administrateur; – un administrateur ne peut être porteur que d’une seule procuration;
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– la procuration n’est valable que pour une réunion déterminée et doit avoir été rédigée expressément à cet effet.

Article 24

Le Procès-verbal des réunions du C.A.
24.1. Le secrétaire général dresse le P.V. de chaque réunion du C.A.

Le P.V. doit contenir :
– la liste des présents, excusés et absents;

– un compte-rendu résumé mais fidèle des débats;
– les propositions faites et les mesures prises par le conseil.

24.2. Les notes analytiques manuscrites ou les bandes d’enregistrement prises par le S.G. sont versées aux archives. En cas de contestations, elles feront foi. A partir de ces notes ou enregistrements un projet de P.V. sera établi et soumis à l’approbation du président et un compte-rendu succinct de celui-ci sera adressé aux membres du C.A.

Au début de chaque réunion, le projet de P.V. de la réunion précédente est approuvé par le C.A. après y avoir apporté les modifications admises.

Article 25

Le Parrainage.

25.1. Dans l’intention de maintenir le « niveau traditionnel » de la Maison des Ailes, tout parrainage de candidats membres doit être abordé avec le sérieux qui s’impose.

Il est indispensable que les parrains se renseignent concernant : – la véracité des renseignements fournis par le candidat;

– les dispositions civiques et morales ainsi que les tendances caractérielles et le comportement général de la personne en question.

25.2. En cas de difficultés ultérieures dans le comportement d’un membre, ceux qui l’auront parrainé seront invités à intervenir auprès de l’intéressé pour qu’il s’excuse, change de conduite ou démissionne selon le cas, ceci avant toute autre intervention.

Article 26

Modification au règlement.

Le présent règlement est sujet à être complété ou modifié par des propositions qui seront soumises pour approbation au C.A.

Les modifications seront admises à la majorité simple des administrateurs présents ou représentés.
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Article 27

Approbation du règlement.

Le présent règlement d’ordre intérieur a été approuvé par le conseil d’ administration de la Maison des Ailes lors de sa réunion du 16 mars 2005.

Etaient présents ou représentés : – BUISSERET Claude
– CLOECKAERT Hugo
– de RAIKEM Maurice

– DEBOUVRY Jacques
– FLAMAND Jacques
– GOOSSENS Camille
– LALLEMANT Raymond – LOMBET Hubert

– MAUS Johan
– OCKET Paul
– TERRASSON Marcel
– TOURNAY Thierry
Article 28
Amendements consécutifs. : voir annexe 3 .

Fait à Bruxelles, le 16 mars 2005

Le secrétaire-général, Le secrétaire général,

(Signé) Johan Maus